Nên thuê hay mua máy photocopy? So sánh chi tiết 2026 cho văn phòng
Phân tích kinh tế chi tiết: thuê máy photocopy 500k/tháng VS mua máy 25 triệu. Bảng tính tiết kiệm cụ thể cho văn phòng 5, 15, 30 người. Kết luận và khuyến nghị theo quy mô.
💡 Tóm tắt nhanh
Với văn phòng dưới 20 người, thuê máy photocopy tiết kiệm 40–60% chi phí so với mua mới trong 3 năm đầu. Chỉ nên mua nếu in trên 5.000 trang/tháng và có đội IT hỗ trợ.
Tổng quan: Thuê vs Mua
Quyết định thuê hay mua máy photocopy phụ thuộc vào 3 yếu tố: quy mô văn phòng, số lượng trang in/tháng, và ngân sách ban đầu. Bài viết này phân tích cụ thể bằng số liệu thực tế tại Hà Nội 2026, giúp bạn chọn phương án tối ưu nhất cho doanh nghiệp.
So sánh chi phí 3 năm (máy photocopy đa năng tầm trung)
| Hạng mục | THUÊ | MUA |
|---|---|---|
| Chi phí ban đầu | 0đ (có thể cọc 1 tháng) | 22–35 triệu |
| Phí hàng tháng | 550.000 – 1.500.000đ | 0đ |
| Mực in | MIỄN PHÍ (gói thuê) | 400–800k/tháng |
| Bảo trì định kỳ | MIỄN PHÍ | 500k/quý |
| Sửa chữa sự cố | MIỄN PHÍ | 300k–3 triệu/lần |
| Thay máy khi hỏng | MIỄN PHÍ (gói cao) | Mua mới |
| Hỗ trợ kỹ thuật | 24/7 miễn phí | Tự lo hoặc thuê ngoài |
| Tổng 3 năm (15 người) | ~18 triệu | ~40 triệu |
| Tổng 3 năm (30 người) | ~36 triệu | ~55 triệu |
Khi nào NÊN THUÊ máy?
- 1
Văn phòng dưới 20 người
Khối lượng in 1.000–3.000 trang/tháng. Thuê rẻ hơn mua 40–60% trong 3 năm đầu.
- 2
Doanh nghiệp mới thành lập / startup
Chi phí đầu tư thấp, không lo tài sản cố định. Dễ trả máy hoặc nâng cấp khi công ty lớn lên.
- 3
Không có nhân sự IT
Máy hỏng là gọi thuê, không cần tự sửa. Tiết kiệm 1 đầu công việc cho hành chính.
- 4
Thuê văn phòng
Dễ chuyển nhượng khi đổi địa điểm. Không phải mang máy cồng kềnh đi theo.
- 5
Nhu cầu biến động theo mùa
Có thể nâng cấp lên dòng cao hơn trong mùa cao điểm (khai giảng, cuối năm), giảm xuống mùa thấp.
Mẹo: TechPrint có gói thuê từ 550k/tháng đã bao gồm: máy đa năng (in/copy/scan/fax), mực miễn phí, bảo trì định kỳ, sửa chữa 24/7 không giới hạn. Phù hợp văn phòng 5–50 người.
Khi nào NÊN MUA máy?
- 1
Khối lượng in trên 5.000 trang/tháng
Mua có lợi về dài hạn nếu bạn dùng máy hết công suất (mua 5 năm ~ thuê 3 năm).
- 2
Công ty có đội IT chuyên nghiệp
Tự sửa được các lỗi cơ bản, không phụ thuộc bên ngoài.
- 3
Doanh nghiệp đã ổn định trên 5 năm
Chắc chắn về nhu cầu sử dụng lâu dài, không có rủi ro thanh lý máy sớm.
- 4
Cần tuỳ chỉnh cao
Thiết lập driver đặc biệt, phần mềm in bảo mật, kết nối hệ thống ERP — những thứ máy thuê có thể hạn chế.
- 5
Ngân sách đầu tư ban đầu đủ lớn
Có sẵn 25–50 triệu đồng không ảnh hưởng dòng tiền hoạt động.
Cảnh báo: Nếu mua máy, bắt buộc có hợp đồng bảo trì định kỳ. Máy photocopy không bảo trì sẽ hỏng nhanh gấp 3 lần và chi phí sửa chữa có thể vượt giá máy mới sau 2 năm.
Khuyến nghị theo quy mô văn phòng
| Quy mô | Phương án tốt nhất | Chi phí tham khảo/tháng |
|---|---|---|
| 5 – 10 người | THUÊ gói cơ bản | 550k – 700k/tháng |
| 10 – 20 người | THUÊ gói tiêu chuẩn | 799k – 1.2tr/tháng |
| 20 – 50 người | THUÊ gói cao cấp hoặc MUA | 1.5tr – 2.5tr/tháng |
| 50 – 100 người | MUA 2 máy hoặc THUÊ 2 máy | 3tr – 5tr/tháng |
| Trên 100 người | MUA đa điểm + hợp đồng bảo trì | Liên hệ |
Câu chuyện thực tế: Công ty ABC tiết kiệm 22 triệu
Công ty TNHH ABC (15 nhân viên, quận Ba Đình) ban đầu định mua máy Ricoh MP2501 giá 28 triệu. Sau khi tư vấn, họ chuyển sang thuê gói tiêu chuẩn 799k/tháng của TechPrint. Sau 3 năm: Tổng chi phí thuê = 28,8 triệu + 2 lần nâng cấp dòng máy miễn phí + 0 phí sửa chữa. Nếu mua, dự kiến tổng chi phí = 51 triệu (máy + mực + sửa chữa + nâng cấp). Tiết kiệm: 22,2 triệu.
Sửa hoài mệt? Thuê máy luôn đi!
Để lại số — tư vấn thuê máy trọn gói từ 550k/tháng (hỏng có người lo 24/7)
🔒 Bảo mật tuyệt đối · Không spam · Miễn phí tư vấn
❓ Câu Hỏi Thường Gặp
Thuê máy photocopy có phải đặt cọc không?
Tuỳ công ty. TechPrint yêu cầu cọc 1 tháng tiền thuê, hoàn trả 100% khi kết thúc hợp đồng. Một số công ty khác yêu cầu cọc 3–6 tháng.
Thuê máy có được xuất hoá đơn VAT không?
Có. TechPrint xuất hoá đơn GTGT điện tử đầy đủ, phù hợp cho doanh nghiệp kê khai thuế và thanh toán chính thức.
Hợp đồng thuê máy tối thiểu bao lâu?
TechPrint có gói thuê linh hoạt: tối thiểu 3 tháng (gói ngắn hạn), 12 tháng (gói chuẩn giảm 10%), 24–36 tháng (gói dài hạn giảm 20%).
Nếu thuê rồi không dùng nữa thì sao?
Báo trước 30 ngày, trả máy và thanh toán đến ngày trả. Không phạt hợp đồng trong gói linh hoạt.
Máy thuê bị hỏng ai chịu chi phí?
Công ty cho thuê chịu 100% chi phí sửa chữa và thay thế linh kiện (trừ trường hợp khách làm hỏng do cố ý hoặc nhét vật lạ vào máy).
Bài hướng dẫn hữu ích?
Đánh giá 5 sao trên Google Maps giúp TechPrint tiếp tục viết nội dung hữu ích — chỉ mất 30 giây của bạn 🙏
Bài Liên Quan
Bảng giá nạp mực máy in tại Hà Nội 2026 — Tận nơi, chính hãng
Bảng giá nạp mực máy in đầy đủ các dòng Canon, HP, Brother, Epson, Samsung tại Hà Nội năm 2026. Phí tận nơi, bảo hành hết 1 bình mực, mực chính hãng OEM.
Máy in kẹt giấy liên tục — 7 cách xử lý tại nhà trong 5 phút
Hướng dẫn chi tiết cách xử lý máy in kẹt giấy cho tất cả các dòng Canon, HP, Brother, Epson. 7 nguyên nhân phổ biến và cách khắc phục nhanh ngay tại nhà mà không cần gọi thợ.